Thành công thường được định nghĩa là đạt được một mục tiêu xứng đáng. Trong bối cảnh kỹ thuật và sản xuất ngày nay, các dự án Công nghiệp 4.0, song sinh kỹ thuật số và nhà máy thông minh đều là những mục tiêu xứng đáng và có tầm nhìn xa. Vì vậy, làm thế nào để bạn đảm bảo các dự án Công nghiệp 4.0 của bạn thành công? Có rất nhiều biến số và các công thức khác nhau để thành công. Trong nhiều lần thất bại, tôi cũng đã chứng kiến ​​một số dự án Công nghiệp 4.0 thành công. Trong mỗi cái, một yếu tố mà tôi thấy là tầm quan trọng của công ty đối với dự án. Nói cách khác, dự án có đủ quan trọng để có đủ kinh phí, sức mạnh và sự cống hiến nội lực cho sự thành công của dự án không? Trong bài viết này, tôi giải thích một số yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án.

Bạn có cần một nhóm chuyên trách cho một dự án Công nghiệp 4.0?

Một câu hỏi phổ biến mà tôi được hỏi là liệu một công ty có cần một đội ngũ chuyên trách để thành lập một công ty thông qua dự án chuyển đổi kỹ thuật số hoặc Công nghiệp 4.0 hay không. Câu trả lời của tôi là, nó phụ thuộc. Nó phụ thuộc vào quy mô của công ty, nguồn vốn, và thường là loại dự án. Tuy nhiên, mẫu số chung, bất kể có một đội ngũ tận tâm hay không, là liệu dự án có đủ tầm quan trọng, sự khao khát và mục đích hay không.

Nếu một cái gì đó là một mệnh lệnh của tổ chức — như việc chuyển đổi kỹ thuật số là đối với hầu hết các công ty — thì cần phải có một nỗ lực phối hợp để thực hiện dự án thành công. Nếu công ty của bạn có thể xây dựng một đội chuyên dụng để điều hành một dự án, hãy làm như vậy. Ngoài ra, hãy tham gia càng nhiều đội khác nhau càng tốt. Mang nhiều loại người có hai kết quả. Đầu tiên, điều này đảm bảo rằng các giải pháp và quy trình của dự án của bạn không bị gián đoạn và có thể được triển khai trên tất cả các phòng ban liên quan. Thứ hai, điều này xây dựng sự đồng thuận và chia sẻ tư duy trong toàn doanh nghiệp. Dự án sẽ có nhiều khả năng đáp ứng vô số các ưu tiên, nhóm và địa điểm khác nhau. 

Quan trọng nhất, mang lại nhiều nhóm khác nhau có nghĩa là bạn đang cho phép sự minh bạch và đồng thuận, dẫn đến các bên liên quan trong toàn tổ chức được đầu tư về mặt cảm xúc cho sự thành công của dự án. Đặc biệt là xem xét những cá nhân thực hiện dự án và cần nó để làm việc để giải quyết một nỗi đau hoặc thách thức trong cuộc sống hàng ngày của họ. Đưa những người này vào làm cho dự án của bạn có nhiều khả năng thành công hơn.

Tất nhiên, không phải công ty nào cũng có đủ khả năng để có một đội ngũ tận tâm. Nếu đúng như vậy, tôi khuyên bạn nên xem xét một số mục chính:

• Thiết lập KPI của công ty (Các Chỉ số Hiệu suất Chính) cho tất cả các bên liên quan bị ảnh hưởng (cho dù họ có trực tiếp tham gia vào dự án hay không) không chỉ để theo dõi tiến độ và hiểu kết quả của bạn mà còn để thu hút sự chú ý phù hợp đến dự án.
• Giảm số lượng dự án và trách nhiệm cho mỗi người làm việc trong dự án để băng thông hạn chế không bị phân tán vào việc làm quá nhiều việc.
• Chia nhỏ nhiều dự án để làm việc tuần tự. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào dự án trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chuyển sang việc khác.

Tầm quan trọng của việc xây dựng

Sau khi nhóm của bạn (chuyên dụng hoặc cách khác) được xây dựng cho dự án, hãy tạo một chiến lược giao tiếp để quản lý sự thay đổi của tổ chức . Thay đổi luôn khó, và điển hình là Công nghiệp 4.0 hoặc các dự án chuyển đổi kỹ thuật số tạo ra sự gián đoạn. Bất kỳ sự biến đổi nào cũng gây rối. Một chiến lược truyền thông mạnh mẽ là rất quan trọng, thậm chí là bắt buộc, để giảm thiểu sự gián đoạn đồng thời tạo ra văn hóa mua vào và cộng đồng xung quanh dự án. Nó cũng mở đường cho những người bên ngoài nhóm cốt lõi có thể muốn đóng góp cho dự án. Sau tất cả, mọi người đều muốn trở thành một phần của một cái gì đó thành công.

Các chiến lược truyền thông rộng rãi không cần phải thách thức. Một trong những cách dễ nhất để tạo tiếng vang xung quanh dự án của bạn là xây dựng nhận thức và thương hiệu nội bộ. Một vài ý tưởng cho những gì tôi thấy hoạt động tốt:

• Bắt đầu với việc đặt cho dự án của bạn một cái tên hấp dẫn, chẳng hạn như Project Spitfire, Project Clarity, v.v. Nó có vẻ nhỏ, nhưng dễ dàng đề cập đến dự án sẽ giúp nó phát triển.
• Yêu cầu những người sáng tạo trong tổ chức của bạn (có thể là nhóm tiếp thị) tạo áp phích hoặc standee để đặt tại các vị trí quan trọng trong tòa nhà của bạn. Đừng quên về bảng hiệu kỹ thuật số trên mạng nội bộ của công ty.
• Định nghĩa “động cơ mục đích”, khái niệm cho rằng mọi người được thúc đẩy bằng cách có ý thức về mục đích. Thường xuyên nói về lý do tại sao dự án này lại quan trọng. 
• Gửi email nhất quán hoặc thông tin liên lạc kỹ thuật số khác về trạng thái và tiến độ của dự án.
• Tổ chức các hội trường thị trấn thường xuyên để giải thích điều gì đang xảy ra, tại sao và cách nó sẽ giúp công việc của mọi người tốt hơn.

Nhận tài trợ điều hành

Khía cạnh khác của chiến lược giao tiếp là cách bạn giao tiếp với quản lý cấp trên về dự án, điều này hoàn toàn khác với cách bạn nên giao tiếp với phần còn lại của tổ chức. Giao tiếp trong công ty là nhằm xây dựng một nền văn hóa hào hứng và khẩn trương để đảm bảo dự án thành công. Giao tiếp với các giám đốc điều hành liên quan đến việc họ mua hoặc tài trợ cho dự án, tăng tài trợ hoặc mở rộng quy mô khi bạn đã thể hiện thành công ban đầu.

Đầu tiên, hãy lập danh sách tất cả các bên liên quan điều hành mà phạm vi ảnh hưởng của họ có thể chạm đến dự án. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu được động lực chính của mỗi người. Cách tốt nhất để làm điều đó là hỏi họ trực tiếp những gì họ muốn xem hoặc hiểu về dự án. Ví dụ: CIO có thể chỉ quan tâm đến chi phí trong khi Phó Giám đốc Kỹ thuật có thể quan tâm nhiều hơn đến việc liệu dự án có phù hợp với dòng thời gian phát hành / phát triển sản phẩm chính hay không. Nói chuyện riêng với từng bên liên quan để tìm kiếm ý kiến ​​và cái nhìn sâu sắc của họ đảm bảo bạn có những người ủng hộ trong đội ngũ điều hành. Một lần nữa, tất cả đều nhằm làm cho các bên liên quan hào hứng với dự án.

Nguồn: https://www.iiot-world.com